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Escritório de advocacia usa RFID para rastrear documentos confidenciais

A empresa utiliza um sistema fornecido pela Lexmark, Plus Technologies e ATM Software Solutions para imprimir cada página com identificação única

Por Claire Swedberg

14 de maio de 2012 - As soluções baseadas em RFID para rastreamento de documentos estão se tornando comuns em escritórios de advocacia e também em clínicas médicas dos Estados Unidos. Mas um escritório de advocacia em especial está adotando a solução para um novo nível de usabilidade, marcando e acompanhamento cada folha de papel de seus arquivos mais sensíveis, como documentos confidenciais. A solução é resultado de um esforço colaborado entre a fabricante de impressoras Lexmark, usando o software de identificação de tags RFID (identificação por radiofrequência) da Plus Technologies e os sistemas e leitores de RFID fornecidos pela ATM Software Solutions.

Desde o início, a aplicação foi destinada a fornecer um método eficiente para a impressão de documentos altamente confidenciais, cada página contendo uma etiqueta RFID codificada com um identificador único. O escritório de advocacia, que pediu para permanecer anônimo, cria documentos em tribunais ou em outros lugares, imprime os documentos e depois os acompanha enquanto circulam em seus escritórios e, eventualmente, são destruídos. A empresa produz milhares de páginas altamente sensíveis todos os dias e acompanha cada página individualmente como o novo sistema.

Escritório de advocacia usa uma impressora a laser Lexmark T654 com leitor RFID embutido

Com o sistema em vigor, um funcionário do escritório de advocacia pode usar um computador para criar um documento, incluir um título que indica o nível de confidencialidade do documento e depois o direciona para ser impresso na impressora Lexmark. “O software da Plus Technologies reside na base de dados do escritório de advocacia, intercepta o fluxo de impressão e verifica seu nível de sigilo (confidencialidade)”, diz Mike Visser, presidente da Plus Technologies. O software abre o documento para determinar o número de páginas contidas e, em seguida, cria um número de série único para cada página.

Rick Kallop, da Lexmark
Os números de ID são armazenados junto com a lista de páginas e o documento é impresso na impressora a laser Lexmark T654, com um leitor RFID embutido que codificada o papel das gavetas, quando necessário: uma gaveta contém papel para criação de documentos com as tags RFID embutidas e outra, para documentos não-RFID. No caso de uma página confidencial com um identificador único, a impressora emprega meios fornecidos pela eAgile, consistindo de papel contendo tag passiva de RFID (AD-224 EPC Gen 2 UHF), da Avery Dennison, que são semelhantes em tamanho e aparência a um pequeno band-aid.