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Tecnologia ajuda a rastrear registros de pacientes

Desde a implantação de um sistema RFID UHF, hospital inglês realizou mais de um milhão de leituras de eventos para controles de arquivos de papel

Por Claire Swedberg

25 de junho de 2015 - O Newcastle upon Tyne Hospitals NHS Trust, no nordeste da Inglaterra, está empregando uma combinação de identificação por radiofrequência e tecnologias de código de barras para gerenciar centenas de milhares de arquivos de pacientes. A solução Intelligent File and Inventory Tracking ( (iFIT), fornecida pela empresa 6PM Group, inclui tags RFID passivas UHF EPC Gen 2 afixadas em arquivos, leitores fixos e portáteis, e etiquetas de código de barras anexadas às prateleiras das bibliotecas hospitalares. A solução iFIT, segundo a 6PM, melhora a eficiência global do pessoal e reduz o risco de perder um arquivo completo, enquanto ajuda a melhorar a segurança, assegurando que a documentação necessária seja localizada rapidamente no caso de uma emergência.

O Newcastle é uma das maiores instituições de ensino hospitalar do Reino Unido, com um número de consultas ambulatoriais de 1,1 milhão por ano. O NHS serve uma região geográfica específica no Reino Unido e inclui vários hospitais. Três campi do Newcastle fornecem cuidados de emergência para um total de 500 mil pessoas por ano e também gerencia 1,1 milhão de consultas ambulatoriais a cada 12 meses. Os três locais operam um total de 18 bibliotecas onde os arquivos dos pacientes são armazenados e 4.000 de um total de 14.500 empregados usam os arquivos todos os dias.

Steve Wightman
A empresa transporta milhares de caixas diariamente de um local para o outro, de acordo com Gordon Elder, gerente de pacientes ambulatoriais e registros do Newcastle. Isso ajuda a garantir que os clínicos tenham a informação de que necessitam, quando em tratamento ou acompanhamento de pacientes.

Sem um sistema automatizado, seguindo os arquivos que contém registros de pacientes, pode ser extremamente demorado, diz Elder. "Queríamos um sistema que ajudasse a nossa equipe a localizar anotações nas caixas, especialmente em caso de emergência", explica Elder. O Newcastle armazena 2,1 milhões de arquivos de registros e está neste momento em processo de digitalização de arquivos. Até agora, cerca de 500.000 arquivos foram digitalizados. Nesse meio tempo, já que a maioria ainda está em papel, o pessoal deve rastrear as localizações desses arquivos, se estão ativamente em uso ou são armazenados dentro de uma das bibliotecas.

"Gerenciar as bibliotecas diariamente era muito complexo e exigia muitos recursos", diz Elder, descrevendo o processo de rastreamento de arquivo antes da adopção do sistema iFIT. "Todas as notas de casos eram arquivadas numericamente. Isso envolvia um longo processo de triagem geral, uma segunda etapa de arquivamento mais específica com classificação e, finalmente, colocar a papelada em prateleiras de acordo com o sistema numérico. Com o iFIT, este processo está desaparecendo, com funcionários acompanhando diretamente nas prateleiras. "