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Armazenamento de documentos adota RFID

A partir de 2015, a empresa Iron Mountain, de serviços de guarda de documentos, planeja colocar tags em todas as caixas de papelão que oferece aos clientes

Por Claire Swedberg

5 de novembro de 2014 - A Iron Mountain Inc., uma empresa norte-americana de registros e armazenamento de dados e gerenciamento de informações, anunciou que todas as caixas de papelão que fornece aos clientes para fins de registros de armazenamento serão etiquetadas com RFID, já no início de 2015. A empresa também lançou uma nova plataforma de software e serviços, chamada Inventory Governance Solution, que inclui o uso de dados baseados em RFID, a fim de garantir que os clientes atendam a requisitos de auditoria e regulamentação, como o controle de informações de identificação pessoal (PII).

A Iron Mountain guarda e gerencia dados digitais e registros em papel para clientes em todo o mundo. Tem sido assim há 63 anos, com clientes em mercados verticais que incluem saúde, bancos e varejo, para os quais gerencia o armazenamento de seus documentos ou a sua destruição, quando solicitado. A empresa categorizada como Fortune 1000 atende a 156 mil clientes em 36 países, diz Amy Perras, diretor de soluções globais para gerenciamento de registros da Iron Mountain.

Cada uma das caixas de armazenamento RFID, da Iron Mountain, terá uma tag contendo um inlay UHF passivo, que permite fácil acesso e realização de auditorias nos documentos armazenados
Muitos dos registros armazenados em instalações da Iron Mountain devem ser muito bem controlados. Como informações pessoais, as quais a regulamentação exige que os clientes da empresa sejam capazes de verificar a localização a qualquer momento, assim como se e quando foram destruídas. As empresas muitas vezes conduzem suas próprias auditorias periódicas, a fim de garantir que os registros estejam onde deveriam estar. Em alguns casos, os órgãos reguladores visitam o local de armazenamento de um cliente ou de uma das instalações de armazenamento da Iron Mountain, para garantir que os registros estejam presentes e seguros.

Há alguns anos, a Iron Mountain começou a fornecer serviços baseados em RFID para alguns dos seus clientes em vários locais de armazenamento da empresa. Funcionários da Iron Mountain ou auditores de um cliente, podem ler as tags RFID em intervalos pré-determinados, com base nas necessidades do cliente. A Iron Mountain entendeu que, fornecendo um serviço assim, seria capaz de oferecer a confirmação eletrônica dos registros e capacitá-los a saber se alguma coisa não está em conformidade, diz Erik Johanson, diretor de engenharia de processo da Iron Mountain.

Johanson afirma que as caixas com RFID podem ser usadas não só pela Iron Mountain, mas também por seus clientes em suas próprias instalações. "A introdução da caixa RFID é apenas uma outra maneira de a Iron Mountain auxiliar seus clientes", afirma Johanson.