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Estadão controla impressoras e reduz desperdício

A empresa reduziu em 50% o volume de documentos impressos após adotar uma solução baseada em RFID

Por Edson Perin

2 de outubro de 2013 - O Grupo O Estado de São Paulo (Oesp), dono do jornal Estadão e um dos maiores conglomerados de comunicação do Brasil, reduziu pela metade as impressões e os desperdícios no uso das impressoras de seu escritórios, graças a uma solução baseada em identificação por radiofrequência (RFID). Levando em conta todos os seus escritórios, em diversas cidades do país, são mais de 500 mil impressões de documentos todos os dias, atendendo à demanda profissional de 3.000 funcionários para produção de boletos bancários, romaneios e operações de Office Automation.

O sistema RFID faz com que as impressoras somente realizem os trabalhos solicitados por um indivíduo quando este se aproxima do aparelho de impressão e se identifica com o seu cartão pessoal, com um chip de identificação por radiofrequência que contém o número único de reconhecimento do usuário. Assim, além de impedir que diversos documentos impressos sejam esquecidos nas impressoras, garante-se a privacidade e o sigilo dos documentos, afinal, a impressão somente será realizada quando a pessoa responsável pelo documento estiver ao lado do aparelho.

Leitor de cartão RFID acoplado a uma impressora; o mesmo crachá para abertura de portas ou liberação de catracas pode ser usado para viabilizar a solução

Assim, os ganhos começam pelas tangíveis economias de papel, tinta, energia elétrica e outros insumos, por exemplo, passando pelos intangíveis, como a garantia de privacidade dos conteúdos de documentos sensíveis.

Há cinco anos o cenário do parque de impressoras do Estadão, não estava de acordo com as necessidades de uma empresa deste porte, com equipamentos obsoletos, alto volume de impressões e pouco controle sobre as operações deste tipo compunham um cenário de altos custos para a organização.

A necessidade de mudança era clara, mas para o investimento compensar, de acordo com os administradores da empresa, a solução deveria ser completa e capaz de unir tecnologia, inovação e economia. Com estes alvos em foco, a companhia decidiu lançar uma concorrência no mercado com provedores terceirizados de serviços de impressão para atender a sua demanda.

A empresa selecionada foi a Simpress, escolhida por agregar valor, inovação, qualidade e organização para superar o desafio do Grupo Oesp. Entre as operações críticas estavam a impressão de boletos bancários e o descentralizado Office Automation, frentes de alto impacto na rotina de impressões do Estadão.

A migração da demanda dos boletos bancários foi iniciada com um site survey, que analisou problemas antes da solução ser implantada, proporcionando uma transição sem surpresas. Já no Office Automation os detalhes só poderiam ser detectados e acertados durante o processo, no entanto, a transição também foi tranquila e tudo ocorreu dentro do previsto.