RFID Estudos de Caso

Escritório de patentes controla ativos de TI

A agência federal dos EUA etiquetou mais de 115.000 itens para melhorar a eficiência do inventário e reduzir custos

Por Lauren S. Roman

1 de março de 2017 - O United States Patent and Trademark Office (Escritório de Patentes e Marcas Comerciais dos Estados Unidos ou USPTO), agência do governo federal, é financiado pelas taxas cobradas sobre depósito de pedidos de patentes e registros de marcas registradas. Sua missão é administrar sob leis e regulamentos relacionados a patentes e marcas comerciais, a fim de promover o progresso industrial e técnico nos Estados Unidos (EUA) e, assim, reforçar as economias doméstica e global. O USPTO cumpre sua missão emitindo patentes e registrando marcas, divulgando informações para o público e incentivando um clima doméstico e internacional em que a propriedade intelectual possa florescer.

O USPTO compreende cerca de 13.000 funcionários, além de 2.000 pessoas de apoio contratadas. Seu campus principal está localizado em Alexandria, Virgínia, e é composto por oito edifícios que ocupam 200 mil metros quadrados. A agência também tem quatro escritórios regionais localizados em Detroit, Denver, Dallas e San Jose, e mantém mais de 115.000 ativos, incluindo equipamentos de TI e AV, fotocopiadoras, hubs, iPads, impressoras, roteadores, servidores e televisores.

Sede do USPTO em Alexandria, Virginia
A agência está subordinada ao Department of Commerce (DOC), que exige que todas as agências e escritórios têm de inventariar ativos anualmente. Para cumprir o mandato do DOC, o USPTO realiza contagem de inventário quatro vezes por ano. Funcionários de prestação de contas de propriedade (PAOs) e custódia de propriedade (PCs), incluindo executivos de nível sênior e funcionários, foram responsáveis pela condução das contagens. Alguns dos PCs são também examinadores de patentes e marcas registradas que revisam os aplicativos. Esses funcionários gastavam cerca de 7.700 horas por ano gerenciando ativos. A USPTO também descobriu que, em média, um examinador de patentes e marcas gastava até seis horas por ano verificando equipamentos.

Tom King, que trabalha no Office of Administrative Services (OAS), é responsável, juntamente com Vickie Bryant, por supervisionar os programas de gerenciamento de propriedade e de ativos do Chief Administrative Office (CAO) na USPTO. King e Bryant estavam cientes de como o processo de estoque de ativos consumia tempo e do impacto na missão da agência. Sabiam que tinha de haver uma maneira mais eficiente e, portanto, chegaram a Wes Clark, do Office of the Chief Information Officer (OCIO), para discutir ideias.

"De modo geral, a maioria das agências governamentais consideram a administração de ativos secundária em comparação com sua missão principal". Nós vimos que automatizar a localização e o movimento de nossos ativos com tecnologia RFID nos permitiria passar mais tempo cumprindo os principais objetivos do USPTO".

Em setembro de 2016, o USPTO implantou uma solução RFID de rastreamento de ativos. O sistema monitora mais de 115 mil ativos de TI em vários locais e abrange mais de 160 andares onde trabalham quase 15 mil funcionários e empreiteiros federais. O retorno esperado do investimento para o projeto de US$ 2,8 milhões é de 18 meses, diz King.