RFID Estudos de Caso

Cidade rastreia licenças de construção

A cidade norte-americana de Fort Lauderdale, na Flórida, monitora documentos, economizando tempo e melhorando o atendimento ao cliente

Por Barb Freda

28 de dezembro de 2016 - Quando Mark Leibowitz começou a trabalhar como analista de gestão em 2014 na Fort Lauderdale's Building Services division (Divisão de Serviços para Edifícios de Fort Lauderdale), que é parte do Departamento de Desenvolvimento Sustentável (DSD), havia montanhas de papel no serviço. Durante um determinado mês, a DSD emitiu mais de 2.000 autorizações e realizou mais de 6.000 revisões de pedidos de licenças para planos grandes, com duas cópias. As licenças, diz ele, não se movem em linha reta pelo processo de aprovação. Os arquivos são puxados para revisões adicionais ou outras situações, às vezes várias vezes à medida que avançam pelo pipeline.

Dependendo do tipo de licença, diz Leibowitz, pode precisar ser revisada por funcionários em 10 diferentes seções dentro do DSD. E cada um tem vários revisores, o que pode dificultar a localização física de cada pedido de licença em tempo hábil.

Os leitores podem localizar tags a aproximadamente 6 metros de distância
"Eu sabia que um dia eliminaríamos o papel, então um dos meus primeiros projetos foi encontrar uma maneira mais eficiente para controlar planos, aplicações, backups e documentação", diz Leibowitz. "Um funcionário do prédio e eu vimos uma oportunidade para melhorar o processo de rastreamento de licenças para facilitar a localização de um pedido específico de licença, o que, por sua vez, aumentaria nossa eficiência operacional e melhoraria a satisfação do cliente".

Leibowitz se inspirou com as etiquetas de segurança na roupa, que soam um alarme se não forem removidas antes de passar pela saída de uma loja, o que envolve algum rastreamento. Então, ele pesquisou o uso de etiquetas de segurança em lojas de departamento. "Foi quando descobriu que esses sistemas de segurança usam RFID", diz Leibowitz. "Fiz uma pesquisa mais focada em como a RFID poderia funcionar para nós. E tive uma conversa com um colega no nosso departamento de TI, descrevendo o que eu queria, e essa pessoa me disse que o nosso corpo de bombeiros estava usando algo semelhante para controlar inventário".

"Eu fui ver como funcionava", diz Leibowitz, acrescentando que teve um grande guia que para explicar tudo. "Eles rastreavam cada frasco, cada seringa e tanque de ar, tudo. Eu soube então que poderíamos colocar essas tags em arquivos".

Leibowitz contactou a Silent Partner Technologies (SPT), que desenvolveu a solução RFID do departamento de bombeiros. Ele gostou das ideias da empresa, mas tinha que seguir o protocolo e solicitar dois outros provedores de RFID. O SPT ganhou a concorrência com base no preço e na capacidade de resposta ao pedido, diz ele.

Demorou aproximadamente um mês para a SPT instalar e implantar a solução de rastreamento de arquivos. A Building Services iniciou as licenças de rastreamento RFID e outros documentos em dezembro de 2015.