RFID Estudos de Caso

Universidade gerencia 17 mil ativos em cinco campi

Hillsborough Community College, dos Estados Unidos, usa RFID para automatizar controle de estoque para satisfazer auditorias governamentais

Por Michael Belfiore

26 de outubro de 2015 - De acordo com Rodney Bohach, o controle de estoque era uma bagunça quando começou seu novo trabalho como coordenador de serviços de propriedade e distribuição na Hillsborough Community College (HCC) em setembro de 2011. A situação era difícil nos cinco campi, com 28 mil alunos, localizados em Hillsborough County, Florida, nos Estados Unidos (EUA), dificultando as metas de eficiência e precisão para arquivar inventários.

Como todas as instituições públicas dos EUA, o HCC deve atender às normas estaduais sobre auditorias de ativos. Todos os itens comprados por instituições públicas, na Flórida, cujo valor ultrapasse os US$ 1.000, por exemplo, devem ser contabilizados nos relatórios anuais. Isso inclui não apenas quando tais itens foram colocados em serviço, mas também quando foram descartados ou doados no final de sua vida útil na instituição. Os itens comprados com dinheiro da concessão federal devem também ser computados em relatórios separados.

Uma gama de itens podem ser etiquetados e monitorados, como um carro (acima) ou laptop
O emprego no HCC é especialmente desafiador dado a seus vários locais, cada um com cinco principais departamentos, para um total de 25 departamentos. Bens rastreados no HCC incluem veículos, switches de rede, equipamento audiovisual, computadores, microscópios e outros dispositivos de laboratório e equipamentos de alimentação, num total de US$ 324 milhões em ativos. Os ativos inativos, ou seja, aqueles que já não estão em serviço no HCC também devem ser computados para contabilizar a depreciação.

Bohach estabeleceu uma estreita relação de trabalho com SPT Ted Kostis. Os dois trabalharam juntos para atualizar o software IntelliView, que é executado em servidores baseados em nuvem
Em 2009, a HCC trabalhou com a Silent Partner Technologies (SPT) para implantar uma solução de RFID para gestão de ativos, com o aplicativo IntelliView. A SPT passou vários meses passando por departamentos para identificar o inventário e etiquetar todos os ativos além do limite de US$ 1.000. "Corretamente identificar e categorizar cada ativo foi um desafio, para dizer o mínimo", diz Ted Kostis, CEO da SPT.

Quando os membros da equipe da HCC não estavam envolvidos com este processo, os procedimentos de etiquetagem apropriados nunca foram implantadas. Bohach descobriu que os estudantes que tinham sido colocados a cargo de etiquetar ativos da faculdade tinham cometido erros. "Eles estavam etiquetando, etiquetando de novo e adicionando ativos que já haviam sido etiquetados", diz ele. Além disso, havia quatro ou mais nomes e descrições diferentes para o mesmo item no banco de dados, tornando-os mais difíceis de rastrear.

Recém saído de uma temporada de 24 anos na U.S. Air Force, gerenciando ferramentas utilizadas para a manutenção de aeronaves, Bohach começou uma nova missão: deixar o inventário da HCC em dia. "Tem sido vários anos tentando organizar isso", diz Bohach. Ele e sua equipe de três assistentes de propriedade implantaram os novos procedimentos e atualizaram algumas das tecnologias RFID. As melhorias resultaram em benefícios significativos, relata, incluindo menos horas para inventariar os 16.900 itens, supervisão clara sobre os ativos da faculdade, e um caminho para futuras melhorias.